おすすめの業務効率化ツールを目的別に紹介!選ぶ際のポイントも解説

 2021.12.28  Microsoft 365チャネル編集部

業務効率化を考える際には、ITツールの導入が大きなポイントといえます。ITツールの需要は近年どんどん拡大しており、PCやネットに関して知識が少ない人でも使いやすいようにサービスの性能もさらに進化しています。

そこで今回は、業務効率化に貢献できる便利ツールが求められる背景について考えたうえで、ツール選定のポイントやおすすめツールを紹介します。

おすすめの業務効率化ツールを目的別に紹介!選ぶ際のポイントも解説

Microsoft Teams ソリューション一覧

業務効率化ツールが注目される背景

ツールを取り入れて業務効率化を目指す企業が増加傾向にあることには、主に以下のような背景が挙げられます。

  • 適した人材を確保することが難しい
  • 人材育成に課題が多い

人材確保に悩む企業は少なくありません。そもそも少子化や人口減少の影響もあり、日本ではただでさえ労働人口が減少しつつあります。それでいて転職率も高まっているため、適材適所の人材を見つけることは、企業にとって一筋縄ではいかない大きな課題です。それに伴って人材育成が困難なのも、見過ごせない問題といえます。

このような経営課題にアプローチするためには、まず一つひとつの作業を無駄なく処理していけることに焦点を当てる必要があるといえるでしょう。

この結果、注目を集めることになったのが業務効率化に貢献できるツールです。

Microsoft Power Platformサービスのご紹介
SharePoint関連サービスのご紹介

業務効率化ツールを導入するメリット

ツール導入のメリットとしては、主に次のようなことが考えられます。

  • 従業員にとって働きやすい環境の整備できる
  • 生産性が上がる
  • 無駄なコストを抑えられる
  • 導入に伴って懸念されるデメリットが少ない

はじめに注目しておきたいのは、従業員にとって働きやすい快適な労働環境を用意できることです。ツールで一部業務をオートメーション化したり情報共有を楽にしたりすれば、従業員はストレスフリーで作業に集中でき、生産性がアップします。そして無駄な業務がなくなればコストカットにつながるのも明らかでしょう。

そして業務効率化の支援につながる多くのツールは、導入にあたって懸念されるデメリットが少ないのもポイントです。近年人気を集めているITツールはいずれも安いコストで取り入れられるものが多く、簡単な操作で使用できます。そのためITに詳しくない人でも使いこなせ、現場にも馴染みやすいのが魅力です。

業務効率化ツールを選ぶ際に注目するべきポイント

さまざまな便利ツールが取りざたされる昨今、単純な流行に左右されることなく自社にマッチするものを選ぶためには、選ぶときの基準や注目すべきポイントを理解しておくことが大切です。業務効率化ツールをチェックする際には、次の点を意識しましょう。

  • 現場で働く社員にとって使いやすいものか
  • 既存システムとの相性
  • 限られた予算のなかで導入・運用できるか
  • サポートの充実度
  • 目的に沿ったツールか

経営陣の自己満足で終わるのが、ツール導入における失敗パターンの一つです。現場にとって使いやすいツールなのかどうかは、事前によく確認しておきましょう。また、既存システムとの相性もチェックしておくのがおすすめです。連携しやすいものであればあるほど、効率化には貢献します。また、予算内に収まるものなのかも必ず確認しておきましょう。

ほかにはサポートの充実度なども重要なポイントです。特にITに詳しくない人材が多いなかで活用する場合は、24時間サポートなどの体制が整っている製品を使うと安心できます。

そしてツールを取り入れる際には、なぜツールが必要なのか、目的・理由を明らかにしておくことが大切です。どのような課題を解決したくて導入するのか、そのツールでは確実に課題の解決につながるのかいう点は、前もって整理しておきましょう。

おすすめの業務効率化ツールを用途・種類別に紹介!

ではここからは、代表的な業務効率化ツールを紹介していきます。用途や種類別におすすめのものを見ていくので、最適な製品の見極めにぜひ活用してみてください。

RPA

RPAツールは、一部のルーティンとなった業務をオートメーション化できる便利なツールです。多くのデータを扱いながら業務を行う企業・部門に向いています。

【Power Automate Desktop】
Microsoftが提供するPower Automate Desktopは、デスクトップから簡単操作で作業をオートメーションにできるのが特徴です。わかりやすいインターフェースで、構築されている操作は数百にも及びます。
価格:月額料金1630円~

【WinActor】
多くの導入実績を持つWinActorは、1台のPCから大規模な組織まで幅広い規模に対応したPRAツールです。IT知識の少ない社員でも比較的スムーズに扱うことができ、データ収集を迅速化してくれます。
価格:オープン価格

【BizRobo!】
BizRobo!は、ルーティンワークの自動化を行う「ソフトウェアロボット」が開発できるツールです。Microsoft製品やGoogle製品など、数多くのアプリケーションの動作を自動化し、業務を効率化できます。複雑なプログラミングをせずとも、直感的な操作で自動化ロボットが開発できるのが特徴です。
価格:オープン価格

【Asteria Warp Core】
初期費用ゼロ、月額料金3万円という低コストから運用が可能なAsteria Warp Coreは、コードなしで簡単に業務の自動化を可能にしてくれます。シンプルでわかりやすい操作性も魅力的で、既存システムの邪魔をすることもありません。
価格:月額料金3万円~

顧客管理

顧客情報の管理と共有をスムーズに行える顧客管理ツールは、数多くの顧客情報を扱う企業は進んで導入を検討すべきものといえるでしょう。販売や営業を効率化することで、顧客満足度アップにつなげられます。

【Dynamics 365】
Microsoft Dynamics 365は、顧客情報を一元管理し、営業の効率化につなげてくれます。Microsoft製品ということもありOffice製品やチャットツール Teamsなどとも素早く連携できるのがポイントです。
価格:事業分野により異なる

【Salesforce】
世界ナンバーワンのシェアを誇るSalesforceは、セールスやサービス、マーケティングの効率化を図るのに最適といわれています。顧客情報をスムーズに管理し、見込み顧客の発掘や提案を行ってくれます。
価格:月額料金3,000円~

【Eight】
名刺管理で優れた機能を持つEightは、たくさんある名刺をスマホで簡単にクラウド管理できるのがポイントです。名刺管理は、顧客情報管理・共有の迅速化に貢献してくれます。登録した相手が同じくEightを利用していれば相手の最新情報をつかむのにも役立ちます。
価格:1チーム月額料金1万円+アカウント1人あたり月額料金400円~

クラウド管理

クラウド管理ツールは、さまざまな作業においてペーパーレスが実現し、さらにインターネット接続を通じて素早いファイル共有が可能になるため、国内や海外に複数の拠点を持つ企業にはおすすめのツールといえます。

【Azure】
Microsoftの提供するAzureは、クラウドプラットフォームとして多くの企業から導入されているのが特徴です。導入すれば、Azure上でストレージサービスやWebサービスなどあらゆる機能を利用できます。Microsoftのサービスなので、Windows系のサービスとの連携に長けているのもポイントです。
価格:サービスや規模による

OneDrive
同じくMicrosoftが提供するクラウドストレージサービスです。ファイル共有や編集をリアルタイムで行うことができ、さまざまな業務の効率化につなげられます。TeamsやOffice製品との連携もスムーズです。
価格:月額料金540円~

【クラウドサインSCAN】
契約書をペーパーレスにしてくれる便利なサービス・クラウドサインSCANでは、契約の迅速化や書類管理のコスト削減などの効果が得られます。これまでに締結した契約も簡単に検索して探し出すことが可能です。
価格:月額料金1万円~

【セキュアSAMBA】
オンラインストレージサービスとして人気の高いセキュアSAMBAは、主に中小企業からの高い支持を獲得しています。ITに詳しくない人でも手軽かつ安全にファイル共有ができるため、リモート環境の整備にもつながります。
価格:月額料金5,000円~

業務管理

業務管理ツールは、チーム全体のタスク管理などに役立つツールです。社員同士の素早い連携が必要な企業、情報共有において課題を感じている企業には特におすすめです。

【Microsoft Planner】
MicrosoftのPlannerは、チーム内のタスクを見える化してスムーズな把握・管理につなげるアプリケーションです。共同作業の進行状況がツールによって素早く把握でき、もちろんPCだけでなくスマホやタブレットでもチェックが可能です。
価格:月額料金540円~

【サイボウズOffice】
タイムカードやスケジュール、メールなどさまざまな機能を備えた業務管理ツールです。チームでの動きを効率化するうえで欠かせない機能が豊富にそろっており、スマホからでも簡単にアクセスできます。
価格:月額料金500円~

【wikipy】
wikipyは、マニュアル作成・共有に優れた機能を持つサービスです。ペーパーレスなマニュアル管理を目指すには最適のツールとなっており、Webで簡単に共有できます。操作性も簡単なので、Web知識の少ない人でもすぐに操作になじめます。
価格:月額料金3,300円~

コミュニケーション

社員同士のコミュニケーションの迅速化やオンラインミーティングの促進を図るうえで必要になってくるのはチャットツールです。

【Teams】
MicrosoftのTeamsは、会議やチャット、通話、ファイル共有など、業務における報連相をスムーズに行ううえで必要な機能をすべてそなえています。WordやExcelのリアルタイムな共同作業もスムーズに行うことが可能です。
価格:無料~

【Slack】
Slackもチャットツールとして高い人気を誇ります。多くの企業に導入実績を持ち、メッセージ機能やビデオ通話機能などを活用できます。社外メンバーとの連携もスムーズに取れるため社内メンバーだけでなくパートナー企業とのやり取りが多い企業にもおすすめです。
価格:無料~

【Chatwork】
ビジネスチャット機能を多数そろえたChatworkも人気のツールです。簡単な機能だけで良いなら無料でも利用でき、2段階認証などセキュリティにも優れています。
価格:無料~

【Zoom】
新型コロナウイルス感染拡大防止の影響からリモートワークが進み、多くの企業で導入されたZoomは、ビデオ通話ツールとして知られます。さまざまなデバイスで使用可能で、セキュリティも優れています。
価格:無料~

まとめ

業務効率化への貢献度が高いツールは、非効率的な作業や無駄なコストに課題を感じたときこそ積極的に導入すべきです。

MicrosoftにはTeamsやPlanner、OneDriveなど効率化に大きく貢献する便利な製品・サービスがさまざまあります。多数のサービスが展開されているからこそ、サービス同士の親和性が高く連携がスムーズなのもポイントです。ぜひ一度導入を検討してはいかがでしょうか。

Microsoft Power Platformサービスのご紹介

RECENT POST「業務効率化」の最新記事


業務効率化

人気グループウェアランキング(クラウド編)

業務効率化

おすすめの業務効率化ツールとは?導入ポイントも解説

業務効率化

おすすめシステム(統合)運用管理ツールを徹底比較

業務効率化

業務効率化を図る手法や手順とは?おすすめツール5選も紹介

FAVORITE POST「Microsoft製品」の人気記事


おすすめの業務効率化ツールを目的別に紹介!選ぶ際のポイントも解説
できる Microsoft 365 管理編
ブログ購読のお申込み
デジタルトランスフォーメーション チャンネル
クラウド実践チャンネル
BizApp チャンネル

関連サイト

サイト掲載へのお問い合わせ