Microsoft 365を活用したワークフロー自動化ツールとは?

 2021.05.27  Microsoft 365 チャンネル編集部

多くの企業に導入されているMicrosoft 365のワークフローを自動化することで、さらなる業務効率化が期待できます。本記事では、SBTが提供するMicrosoft 365のワークフロー自動化ツール「Flow」のメリットや導入事例についてご紹介します。

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Microsoft 365のワークフロー自動化ツールFlowとは!?

「Flow」とは、社内におけるさまざまな「申請・承認」のワークフローを電子化するSBTのクラウド型サービスです。Flowは、Microsoft がビジネス向けに提供しているファイル・情報共有ツール「SharePoint Online」を基盤としています。そのため、WordやExcelなどをはじめとするMicrosoft Officeツールを利用している企業には特におすすめです。Flowは非常にリーズナブルに導入できるのも魅力で、とりわけMicrosoft 365の大企業向けプランである「E3」や「E5」を採用している企業なら、導入規模次第で1ユーザー当たり月額100円以下のコストで利用できます。

さらに、Flowは弁護士ドットコム株式会社が提供している電子署名・電子契約サービス「クラウドサイン」と連携させることで、取引先との電子契約業務の効率化も実現します。つまり、Flowを活用することで、導入企業は業務プロセス全般のDXが可能になるのです。

Flowのようなワークフローサービスが今の時代に求められる背景には、国を挙げてのDX(デジタル化)の取り組みが挙げられます。日本政府は従来から、経済的合理性や働き方改革などの観点からDXの推進を掲げていましたが、その流れは新型コロナウイルスの世界的パンデミックによってさらに加速しました。感染予防対策として、いわゆる「3密」回避のためにテレワークが導入されるのに伴って、従来のハンコ文化の見直しが図られると同時に、官民を超えたワークフローの電子化や合理化が進んでいるのです。Flowはまさに、このような時代のニーズに応えたITソリューションだといえるでしょう。

承認ワークフロー自動化ツールFlowの特徴

ワークフローの自動化を可能にする「Flow」は、どのような特徴を持ったツールなのでしょうか。以下では、Flowが持つ優れた特徴について解説していきます。

わかりやすいGUIテンプレート

業務プロセスを電子化する際に注目したいのは、そのツールがITスキルを持った一部の社員ないしは部門だけではなく、他の一般社員にも利用できるかどうかです。その点、FlowはわかりやすいGUIテンプレートを活用することにより、エンジニアではないエンドユーザーでも直感的にワークフローを設計できます。ワークフローの設計・修正にあたってIT部門の手を介する必要がないので、現場の業務を熟知している各部門の担当者自身の手によって効率的に業務改善を行えます。

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レスポンシブデザインに対応

FlowはPC だけでなく、スマートフォンやタブレットの画面サイズに合わせて快適に利用できるように、レスポンシブデザインに対応している点も大きな魅力です。申請・承認のワークフローにおいて起こりがちなのが、たとえば上司が外出中で、帰社するまで承認が得られないという事例です。しかしFlowを活用すれば、PCを使えない外出先からでもスマートフォンで申請・承認作業が実行できるため、不要な待ち時間を短縮し、効率的に時間を活用できます。申請・承認フローを加速することによって、結果として取引先との連携や顧客サービスの質の向上も見込めるでしょう。

高いセキュリティ

申請・承認の手続きが必要な業務は、その企業にとって重要な事項が多く、ときには社外秘・部外秘の内容が含まれることもあるでしょう。ユーザー企業のSharePoint Online上でデータを保全し、サードパーティーを介さないFlowは、セキュアなツールといえます。しかもFlowはAzure AD(Active Directory)との連携が可能なため、ログイン作業が不要で、ユーザビリティにおいても優れています。承認者の情報もAzure ADから取得可能なので、申請・承認のフローに透明性を確保できます。

申請書類や契約書類の一元管理が可能

セキュリティとの関係においても重要なのが、申請書類の効率的で明瞭な管理方法の確保です。Flowは社内ポリシーに応じた保存先指定など、柔軟な書類管理を実現します。これは取引先企業などとの電子契約についても同様で、電子契約サービス「クラウドサイン」と連携することで、重要な契約書類もユーザーの手を煩わせることなく、安全でスムーズな保管が可能です。

承認ワークフロー自動化ツールFlowの導入事例 

Flowを実際に導入した企業は、どのようにFlowを活用し、その効果を実感しているのでしょうか。以下では、Flowを導入した2つの企業様の導入事例をご紹介します。

株式会社オンワード樫山様の事例

最初にご紹介するのは、株式会社オンワード樫山様の事例です。同社は、国内大手ファッション企業グループであるオンワードホールディングス傘下のアパレル関連事業会社として活動しています。

同社は当初、経費申請を除く全ての申請業務を紙ベースで行っていましたが、「申請プロセスがどこで停滞しているか分からない」「今、誰の手元に書類があるのか分からない」「拠点をまたぐ書類申請に時間がかかる」など、非効率な申請・承認ワークフローが課題になっていました。

そんな同社がFlowを導入した決め手は、必要な機能を網羅していることに加えて、「スマートフォンからの申請・承認が可能なこと」と「クラウドサービスゆえに新たなインフラの構築や運用が不要なこと」でした。

導入した結果、社内のハンコリレーがなくなり、劇的に申請処理のスピードが改善しました。現在、同社においては申請処理が最短10分で完了できるようになり、申請・決裁処理にかかる業務負荷を8~9割も軽減できたと実感されています。

三井不動産ビルマネジメント株式会社様の事例

三井不動産グループの不動産管理事業を担う三井不動産ビルマネジメント株式会社様は、総務部に設置した「IT推進グループ」を中心に、2017年から「働き方変革」に取り組んでいました。そこで課題の1つとして浮上したのが、紙を活用する申請・承認業務の電子化です。

数あるワークフローシステムの中でもFlowを採用する決め手になったのは、「FlowがOffice 365との連携に優れたワークフローシステムであること」、そして「三井不動産グループが求める品質・セキュリティ要件をFlowが満たしていること」でした。

同社がFlowの効果を入念にトライアル検証している最中に起きたのが、新型コロナウイルスのパンデミックでした。この影響によって同社は急遽テレワークによる在宅勤務を実施することになりましたが、すでに一定の効果を確認できていたFlowの本格導入を早めることで、申請・承認作業のためにわざわざ出社することもなく、効率的に業務を行うことができました。今後は文書管理機能などの Flow の新機能も積極的に活用する方針で、Flowが顧客対応の迅速化にも寄与するものと期待を寄せています。

まとめ

業務プロセスのDX化は、今後ますます変化するビジネス環境においてもさらなる生産性向上が期待でき、多様な働き方にも柔軟に対応できるでしょう。

Flowの導入は、申請処理の迅速化や申請プロセスの「見える化」、安全で一元的な書類管理が実現します。業務プロセスのDXを行うためにも、ぜひSBTの「Flow」導入をご検討ください。

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