離職者減少にも効果ーOffice 365で始めるワークスタイルの自由化

 2017.04.18  Office365編集部

クラウドシフトの加速、モバイルの普及、ワークスタイルの多様化、企業を取り巻くビジネス環境は劇的に変化しています。労働人口の減少などの社会環境の変化も相重なり、企業には潜在的なビジネスリソースを活用した、より生産的なビジネス環境を構築することが求められています。

こうした背景から「テレワーク」や「ワークライフバランス」など、型にはまった従来の働き方の見直しを促すキーワードが注目を集めていますが、人材の確保、従業員のモチベーションアップとしても有効なこうした動きを意識しつつも、施策の導入にかかる労力や初期投資への不安がぬぐえない…という声も少なくありません。そんな課題の解決にぜひ知っておきたいのがOffice 365の持つ機能と導入の手軽さです。
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自社のキャパとニーズに応じたスタートを

ワークスタイルの自由化と一口に言っても、その内容は一定ではなく、「こうしなければならない」という決まりがあるわけではありません。一気に完全在宅対応にする必要はなく、まずはできる範囲で働き方の自由度を高めるだけでもさまざまなメリットが生まれます。

たとえば育児や介護のために離職を選んだ人でも、「保育園の時間に間に合うよう今より2時間早く帰宅したい」「子供が体調を崩した日は自宅作業に切り替えたい」「デイサービスのない週に2日だけ在宅勤務をしたい」などの希望がかなえば、勤務を持続できる場合は多くあります。このようなケースであれば、業務の一部を自宅で行える環境を整えるだけでも、ワークスタイル自由化のメリットを企業・働き手ともに受けることができるでしょう。

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労働力人口が減少する近年、優秀な人材の確保は多くの企業で課題となっています。勤務場所や時間への柔軟な対応が可能な環境を整え、育児や介護による離職の軽減、毎日の通勤が困難な範囲に居住する人材の登用を実現できれば、労働力確保に効果が期待できます。そんな環境の構築に役立つOffice 365について、ワークスタイルの自由化を生み出す機能、具体的な活用方法を見ていきましょう。

安心して仕事ができる場所の確保に貢献

ワークスタイルの自由化を推進する上で、欠かすことができないのがオフィス以外でも不自由なく業務が行える環境です。単にパソコンが使えれば良いわけではなく、業務に必要な資料の閲覧や情報の検索をオフィスにいるのと同様の利便性で行えることが大切です。こうした環境を整えるには、情報を電子化し、社外からでもアクセス可能なサーバーで公開するのが一般的ですが、情報の検索性やセキュリティなどを一から自身で確保するのは大変な労力が必要です。

その点Office 365では、強固なセキュリティを持つクラウド機能やグループウェア、SNS機能により、簡単な操作で安全に情報の共有を図ることができます。従業員の自宅はもちろん、外出先などさまざまな場所でも不便を感じずに業務を行うことが可能です。

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距離によるコミュニケーションの問題も解決

コミュニケーションのとりやすさは、職場に集うことで得られる大きなメリットの一つです。自由な働き方の弊害とも言えるすれ違いによるコミュニケーション不足をカバーできるか否かも、ワークスタイルの自由化を成功に導くポイントの一つです。電話をかけてもなかなかつながらない、メールをしても返信がくるのが遅いという状況では、業務の遂行に支障をきたすだけでなく、従業員のストレス増加にもつながります。

こうしたコミュニケーションの問題解決に役立つさまざまな機能が備わっている点もOffice 365の魅力です。たとえば同僚のスケジュールに加えリアルタイムでの在席状況が把握できる機能を使えば、相手の都合を見計らって連絡を取ることができ、無駄足による時間のロスやストレスを減らすことができます。その他にも、メールや電話をするほどではないやり取りも気軽に行えるチャット、部署単位などグループでのコミュニケーションに便利なSNS、離れた場所からでも打ち合わせに三かできるWeb会議など、場所を問わずに円滑なコミュニケーションが図れる機能が用意されています。

少ないコストで環境の整備が可能

自宅や出先での勤務を可能にするには、オフィスで使うパソコン以外に自宅用のパソコンや持ち運び用のモバイル端末などが必要となります。旧来のMicrosoft Officeの場合、端末の台数に応じてのライセンスを購入する必要があったため、1人の従業員が2台の端末を利用するには2倍のライセンスを購入する必要がありました。従業員すべての自宅用パソコンに対してライセンスを購入すると考えると、そのコストは非常に大きな負担となります。

一方Office 365は、月額料金で利用できるサブスクリプション方式が採用されていて、1ライセンスごとに15台の端末が利用可能です。利用する端末が1台でも5台でも月額料金は変わらないので、従業員の人数分の月額料金さえ支払えば、自宅のパソコンや携帯用のモバイル端末などでも同じようにOffice 365の各機能を利用できます。ライセンスの数は自由に増減できるため、必要な時に必要な数の環境を整えることも容易です。このようにコストに関する不安を軽減できるのもOffice 365の大きな魅力となっています。

まとめ

紹介した通り、Office 365にはさまざまな機能が備わっていますが、プランや契約の仕方を選ぶことで機能を取捨選択できる点もポイントです。たとえば自社に必要なサービスに絞ったプランを選べば、より低コストでワークスタイルの自由化を試みることができます。

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