Office 365を活用した働き方改革の実績

 2017.11.15  Microsoft 365チャネル編集部

Office365は、ExcelやPowerPointといったビジネスに不可欠な数種のOfficeと、多様なコミュニケーションを皆さんに提供します。しかしそれだけではありません。Office 365が皆さんに提供できるモノは、組織の生産性を高めるための「働き方改革」です。

今、日本企業のすべてにとって、「働き方改革」は重要な課題です。少子高齢化が進むにつれ人材不足が顕著になり、中小企業においても日本市場だけでなく世界市場を見据えた事業展開が強く求められています。

こうした様々な問題を解消するために、「働き改革」によって現状の労働環境を一変させて、従業員各人の生産性を高める必要があるのです。

厚生労働省も取り組みを推奨している「働き方改革」。今回は、Office 365によって労働環境の変化に成功した事例を紹介していきます。

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プライベートとビジネスを両立した株式会社ダンクソフト

≪会社概要≫株式会社ダンクソフト(以下ダンクソフト)は、1983年に設立され30年以上の歴史を持つソフトウェア・Webサイト制作を手掛ける会社です。サテライトオフィスやリモートワークなど、働き方改革に多く取り組んでいる企業としても知られています。

ダンクソフトも「スマートな働き方」が生まれたいきさつは2つあります。まず1つめは、代表取締役である星野晃一郎氏が4年に1度のサッカーワールドカップ観戦のため、毎回2週間から1ヵ月程度会社に行かず、世界各地で仕事をしていることです。

星野氏は「プライベートを充実させるという意味でも、いつでもどこでも働けるスタイルを取り入れることは重要」だと考えていたそうです。実際に、米国のボールステイト大学とセントルイス大学の共同研究チームは、プライベートとビジネスの境界性を曖昧にすることで、生産性が高まる可能性があるという論文を発表しています。

その理由を簡単に説明すると、人間はビジネスとプライベートという複数の役割を持っているとき、一方の役割に従事している際に、もう一方の役割について考えるとことを想像以上にストレスであり、エネルギーを多く消費してしまうためだといいます。ちなみに心理学的にはこれを「認知上の役割転換」と呼びます。

プライベートとビジネスが曖昧な人は、この「認知上の役割転換」が起きても、もう一方の役割が頭に浮上した際もそれを容易に振り払えるため、そこにかかるストレスが少なく、エネルギーを浪費しないのです。

星野氏は知ってか知らずか、プライベートとビジネスに厳格な境界線を引くのではなく、あえて融合することが大切、と理解していのでしょう。

もう一つ、「スマートな働き方」が生まれたいきさつは、2005年から2006年にかけて、従業員の病気や結婚、出産などで在宅勤務を取り入れたことでした。

どちらのいきさつも生産性の向上を目指したものではありません。しかし結果として、働き方改革に取り組むことで、生産性の大幅な向上に成功しました。

ダンクソフトのOffice 365活用方法

ダンクソフトがOffice 365の数あるアプリケーションの中で、最も利用しているのが「Skype for Business」だといいます。これは無料通話、インスタントメッセージ、オンライン会議などの機能を提供するもので、コミュニケーションツールとしてお馴染みのSkypeの、ビジネス特化版です。

ダンクソフトでは会議室を常時開きっぱなしにして、そこを本社と呼んでいるそうです。サテライトオフィスや在宅勤務スタッフとSkype for Businessを常に接続状態にして、普段はマイクをオフにし、必要なときはマイクをオンにして話しかけているそうです。

よく「在宅勤務スタッフの管理はどうしているのか?」と質問を受けるそうで、その時は「この形ならむしろ管理は要らない」と回答しています。確かに、Skype for Businessを常時接続していれば、同じオフィスにいる状態とほぼ同じ感覚なので、特別な管理は必要ないでしょう。

こうしたワークスタイルを実現する上でもう一つ大切なことが「ペーパーレス化」です。サテライトオフィスや在宅勤務スタッフがいると、紙の資料を一緒に見ながら会議・編集をするという作業が出来ないので、保管する資料や必然的にデジタル化されたものが利用されます。

Skype for Businessならば、画面上で同じ資料を共有しながら会議や共同編集ができるので、これも「スマートな働き方」を実現する機能の一つです。

ペーパーレス化といえば、ダンクソフトではOutlookもよく利用されています。Outlookは通常予定を入れ、それをチーム全体で共有するためのアプリケーションです。そのため、基本はその日が終わってしまえば要らなくなってしまいます。しかしダンクソフトではOutlookの予定表を「勤務表替わり」として活用することで、勤務表をペーパーレス化して、情報共有にかかる時間も大幅に短縮しています。

このように複数の資料を一つのアプリケーションにまとめることによって、業務効率は自然と上がります。実際にアンケートを取ったところ、1ヵ月あたり平均して丸1日の時間短縮効果があったようです。

資料のペーパーレス化が進んでいない環境ですと、紙の資料がオフィスに散乱している光景をよく見かけます。ダンクソフトはOffice 365でペーパーレス化に成功したことで、散乱していた資料も無くなり、資料検索にかかる手間も削減しています。

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Office 365とは?

Office 365について改めて紹介すると、Office アプリケーションや様々なコミュニケーションツールを提供し、企業は用途に合わせて7つのプランから最適なものを選択できます。

Office365 とは」について詳しくご覧ください!

例えば中小企業向けの上位プランであるBusiness Premiumは、7種のOfficeアプリケーション、50GBのビジネスメール、独自ドメインメールアドレス、1TBのクラウドストレージ、オンライン会議のSkype for Businessを始めファイル共有スペースや社内SNSなど様々なコミュニケーションツールをユーザーごとに提供します。

価格は1ユーザーあたり月額1,360円(税抜)なので、従業員数25名(ダンクソフト2017年5月末時点の従業員数)の環境ならば、月額わずか34,000円(税抜)で、組織全体をカバーするOffice環境とコミュニケーションツールを導入できます。

もちろん、クラウドサービスなのシステム運用やセキュリティ対策は不要であり、定期的なアップデートによって新機能も追加されます。

Office 365は現代企業が持つ様々な課題を解決すべく、皆さんに柔軟な「働き方改革」のきっかけを与える製品なのです。

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