Yammerで社内ソーシャルネットワークに活用する

 2016.01.26  Office365編集部

はじめに

Yammerは、チームの全員がすべての情報を共有するための社内のプライベート ソーシャル ネットワークです。 会話やファイルの共同編集、プロジェクトの管理を通じて、より早くより高いレベルで業務を遂行できます。Yammer では、すばやく簡単にチームがまとまり、会話やファイルの共同編集などを行うことができます。チーム メンバーは情報を見逃すことなく、現在の作業状況を詳細に把握して、適切な意思決定を行うことができます。Yammerを採用した数々のサクセスストーリーをマイクロソフトのウェブサイトに公開されている事例の中から紹介していきましょう。

100~999人の多様なビジネスがYammerを採用した理由

Yammerは、クラウドサービスなので社員が数名の小規模な会社から、数千人以上の大企業まで、等しく導入できます。その中で、国内に数多くある100~999人の規模で事業を推進している5社に注目してみましょう。この5社が、なぜYammerを選び、ビジネスをどのように変革したのか、その理由を知ることは、次にあなたの会社が成功するための大きなヒントとなるでしょう。

株式会社タクティー

トヨタ グループのアフター マーケット事業をさらに活性化させるため、情報共有・コミュニケーション基盤を Office 365 と Yammer で全面刷新

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/tacti.aspx

アクセルマーク株式会社

企業合併や買収で組織が急激に拡大した同社が Yammer の導入により組織の壁を超えたコミュニケーションの活性化を実現し、情報を短時間で共有でき、意思決定のスピードが高まった。

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/axelmark.aspx

株式会社HDE

電子メールから Yammer へコミュニケーション基盤を転換
手軽なやり取りで情報伝達の幅と速度を拡大、意思決定もスピードアップ

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/hde.aspx

NTTラーニングシステムズ株式会社

新たな人材育成のモデルを自ら実証するため Yammer を積極活用
気付きをワーキング プロセスにつなげ競争力のさらなる強化へ

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/nttls.aspx

株式会社 gloop

Yammer で社員どうしが気軽にやりとりすることで、会社全体の一体感が高まり知識共有も活発化
Office 365 ProPlus の導入で Office の展開もスムーズに

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/gloops2.aspx

株式会社タクティー

株式会社タクティーは、トヨタ自動車のアフター マーケット事業の一翼を担う戦略子会社として、1996 年 4 月に設立された企業です。

Yammer によるカジュアルなコミュニケーションで、社員どうしの交流を深めているのです。これによって情報伝達のスピードが大幅に向上すると共に、社員間の "見えない壁" も解消。日常的に情報を共有することで、会議も "報告の場" から "議論の場" へと変わりつつあります。

「既に個人レベルではスマートフォンや SNS の活用が広がっており、世の中の情報インフラは大きな進化を遂げています。これらを取り入れて社内の情報リテラシーを高め、だれでも当たり前のように使える環境を整えるべきだと考えていました」といいます。

これに加え「電子メールの利用場所が社内に限られていたことも大きな問題でした」と指摘しています。
その結果、2013 年 5 月に Office 365 と Yammer の採用を決定しています。
「マイクロソフトは企業向けの製品やサービスに高い実績があり、十分に信頼のおける企業だと判断しました」と選択の理由を語ります。

タクティーでは Yammer を全社規模の交流の場として位置付けており、 "友達" をイメージさせる「T-tomo」という名前が付けられています。また、親しみがわきやすいように、「ROCKY (ロッキー)」「TAMMER (タマー)」というキャラクターも用意されています。Yammer の運用に関する投稿は、これらのキャラクターの名前で行われています。

「メールを使ったコミュニケーションでは、上から下への情報伝達や、横方向のやり取りがほとんどでした。これに対して Yammer には、下から上への情報発信を活性化する効果があります」

一般社員が行った書き込みに対し、社長や役員が「いいね!」やコメントを付けるケースも多いと語ります。「この 4 月には新入社員が入社翌日に自己紹介を投稿していました。Yammer は単なる情報伝達の手段ではなく、社内の人々を縦横無尽に、より深くつなぐツールだと感じています」と評価しています。

タクティーでは Yammer が積極的に活用され、大きな効果をもたらしています。

「Office 365 と Yammer によって、メール オンリーの文化から、大きな一歩を踏み出せました」といいます。

アクセルマーク株式会社

Microsoft製品関連お役立ち資料

アクセルマーク株式会社は、モバイル インターネットの領域で、モバイル ゲーム、コンテンツ、広告を 3 本柱に事業を展開する企業です。同社では、事業部の壁を超えたコミュニケーションを活性化するための手段として、Yammer が活用されています。

「当社は 2011 年に、2 社が合併して現在の組織になりました」といいます。
「これらの合併および買収後に入社した社員も少なくありません。そのためバック グラウンドの異なる、実に多様な人々が社内で働いているのです」と背景を説明します。

たとえば「新しいアイデアを具現化していくにはどのような段取りが必要なのか」また、「段取りを円滑に進めるにはどの部署と交渉すればいいのか」といった社内ルールが、全社的に共有されていないのです。そのためどうしても "言葉による明示的なコミュニケーション" が必要になりますが、以前のアクセルマークには、そのための基盤も不十分だったと振り返ります。

このような課題を解決するために、社内 SNS の導入を検討。その中で最終的に選ばれたのが、Yammer だったのです。

それではなぜ Yammer を選択したのでしょうか。その理由について「当社が社内 SNS に求める 2 つの要件を満たしていたことが決め手になりました」と説明します。第 1 は SNS 内にグループを設定できること。社内 SNS の導入は、事業部間のコミュニケーションを活性化することを目的としていますが、ビジネス上の機密を守るには、各事業部で閉じた使い方も必要になるからです。第 2 は投稿記事がログとして記録されることです。これはコンプライアンスを確保するうえで、重要になると語ります。

会議では資料を Yammer のノートで事前共有することで、時間を短縮しています。また議事録も、Yammer のノートでリアルタイムに記録するといった取り組みが始まっています。この議事録を見て、実際には会議に参加していない社員が、会議中にコメントを寄せるケースもあり、リアルとバーチャルの境界も薄れつつあります。会議そのものを Yammer 上で行ってしまうことで、不要になった会議も 2 割程度あると言います。

Yammer を導入してから 4 か月、全社展開からはまだ 3 か月しか経過していませんが、Yammer は驚くべきスピードで浸透しています。「事業部の壁を超えてお互いが知り合えるようにするという目標は、既に達成されています」と評価します。

「Yammer にはもっと大きなポテンシャルがあると感じています。今後も議論しながら活用を拡大し、定量化可能な効果へとつなげていきたいと考えています」と抱負を述べています。

株式会社HDE

株式会社HDEは、企業のビジネス革新や競争力/生産性向上のためにクラウドとスマート デバイス分野のセキュリティ サービスを提供している IT 企業です。同社では、社内のコミュニケーション基盤として、Yammer が重要な役割を果たしています。

「私どもの会社では社外で活動する社員も少なくないのですが、社外と社内とのやり取りを電子メールで行うと、どうしてもタイム ラグが生じてしまいます。電子メールは手紙を模しているため形式的な体裁が必要で、その記述に時間が取られてしまうからです。また電子メールを受け取った時の確認連絡にも手間がかかります。そのため社外で活動する社員から、もっと手軽にコミュニケーションを行いたいというニーズが出ていました」と課題を語ります。

「Yammer なら体裁を気にすることなく、チャット感覚でダイレクト メッセージを送ることができます」といいます。

複数メンバー間での情報共有も、目的ごとにグループを立ち上げて投稿を行うことで、ダイナミックに行えると言います。またメッセージや投稿を見た時には「いいね!」ボタンをクリックするだけで、確認連絡が完了します。メールでは不可能だったコミュニケーション スピードが、簡単に実現できるのです。

現在では HDE の全社員が Yammer を活用しており、電子メールの数は減少傾向にあります。社外とのフォーマルなやり取りでは現在も電子メールが使われていますが、その他のコミュニケーションはほぼすべて Yammer 上で行われているのです。また情報共有のためのメーリング リストもほとんど使われなくなりました。

現在 Yammer 上には約 50 のグループが立ち上げられており、投稿数は毎日 100 件以上、ユーザー間のダイレクト メッセージは 500 件以上やり取りされています。HDE の社員数は 100 名程度なので、活発なコミュニケーションが行われていると言えるでしょう。

「ほとんどの社員の PC にはいつも Yammer の画面が表示されており、社外ではスマートフォンで利用している人も多いようです」と活用されています。

「Yammer はコミュニケーションの "パラダイム シフト" をもたらしたのです」と評価しています。

会議の数や時間も削減されています。Yammer が意思決定のツールとしても機能しているため、会議室に集まる必要性が小さくなっているからです。たとえば以前は毎週 2 時間程度の時間を費やしていた経営会議も、今は月に 2 回、各回 1 時間程度で済んでいます。事前に Yammer で情報をインプットし、対面で行うべき議論だけを会議室で実施、その後の TO-DO 項目や追加で必要な情報は、再度 Yammer で共有します。これによって意思決定のスピードは圧倒的に速くなりました。また決定された経営方針や戦略も、短時間で社内の全社員に伝わるようになっています。

NTTラーニングシステムズ株式会社

NTTラーニングシステムズ株式会社は 1987 年に設立され、NTTグループの人材育成をコア事業として、教材の作成からコンテンツ、インターネット、映像事業へと事業領域を拡大してきた企業です。

同社では、新たな人材育成のモデルを自ら実証するため、一部の事業部で Yammer が活用されています。"学び" から得られた気付きを Yammer によって組織にフィードバックし、ワーキング プロセスへと昇華。これによって組織としてのパフォーマンス向上が、達成可能になると考えられているのです。

「これまでの人材育成プログラムでは、教室で知識を伝達するというスタイルが主流でした。しかしこのような "知識伝達型" の人材育成だけでは、企業競争力の強化という、本来の目的を十分に達成することは困難です。最近では ICT を人材教育に導入しようという動きも盛んになっていますが、単にコンテンツを制作して提供するだけでは、知識伝達型の延長に過ぎません」と課題を振り返ります。

教室で行われるセミナーや e ラーニングのコンテンツを "社員が気付きを促すツール" と位置付け、その気付きをチームにフィードバックし、新たなワーキング プロセスへと昇華させていくことこそが、人材育成の効果を引き出すための鍵になるというのです。

「このような取り組みを積み上げていくことで、組織のパフォーマンスは継続的に向上していくはずです。私は以前からこのような仮説を立てており、これを具体的な形にした新たな人材育成モデルを構築すべきだと考えていました」といいます。

このモデルを支える基盤として同社が着目したのが、社内 SNS です。SNS を活用すれば、トップダウン型ではなく、ボトムアップ型でコンセンサスを作りながら、新たなワーキング プロセスの構築が可能になると考えられたのです。そして社内で活用する SNS として最適だと判断され、同社に導入されたのが Yammer なのです。

「Yammer に初めて触れたとき、ユーザー インターフェイスが Facebook に近いので親しみやすいうえ、企業でのユーザー ニーズに対応しやすいよう工夫されていると感じました。また Yammer 社がシリコンバレー的な自由な雰囲気を持っており、彼ら自身も Yammer のヘビー ユーザーであることも評価しました。これなら "学びをワーキング プロセスにつなげる" というモデルを、実現できると考えたのです」と評価します。

Yammer はノウハウの共有でも効果を発揮しています。Yammer のノートを Wiki のように使い、複数の利用者から寄せられた情報をまとめ上げることで、ノウハウ集が作られているのです。「営業電話対応について」というノートはその一例です。ここには、社外からかかってくる勧誘などの営業電話に対し、どのように対応すべきなのかに関するノウハウが集められています。これによって営業電話を誤って取り次いでしまう回数が減り、業務が効率化されています。

「以前の会社でもグループウェアや掲示板を使っていましたが、Yammer にはこれらとは大きく異なる情報の豊かさとダイナミズムがあります。ここにポストすれば、まるで水面に石を投げ込んだときのように波紋が広がり、多くの人々のフィルターを通した多様な情報がコメントとして集まってきます。つまり社内の人々が、お互いのエージェントとしての役割を果たせるのです。もちろんほかのメンバーと親しくなるためのツールとしても役立っています」と成果を語ります。

「Yammer を全社で活用することで、事業部間の横のつながりが強くなり、会社全体としてより大きなパワーを発揮できるはずです」と期待を寄せています。

株式会社 gloop

株式会社gloopsは、ソーシャル ゲームをはじめとするさまざまなサービスを提供している、モバイル エンターテインメント企業です。

同社では、急速な勢いで増大する社員どうしのコミュニケーション基盤として、Yammer が活用されています。これによって組織の壁を超えた気軽なやりとりが可能になり、会社全体の一体感を強化すると共に、技術的知識やノウハウの共有も活発化しているのです。

小さな組織であれば全社員がフェイス トゥ フェイスで協業することが可能ですが、組織が大きくなればそれも困難になります。企業組織が急成長しても社員どうしのコミュニケーションを円滑にし、企業組織としての一体感を維持し続けるには、どうすればいいのでしょうか。この課題を Yammer の活用で解決しているのが、株式会社gloops (以下、gloops) です。

「有償版 Yammer の導入は、社長自らが率先する "トップ ダウン型" で進められました」と振り返ります。

まず社内で利用している Microsoft Active Directory と連携させる形で全社員にアカウントを配布し、既存のチャット ツールからの強制的な切り替えを実施したと説明します。そして、業務に不可欠なツールとして、Yammer の活用が広がっていきました。

Yammer 上に作成されたグループ数は 500 を突破。月間のメッセージ数は約 4 万、「いいね」の数も 5,000 を超えています。アップロードされるファイル数も月間で 900 件以上。契約アカウント数は 700、実ユーザー数は 600 名強なので、活発に利用されているといえるでしょう。

「社内にはある程度の人数を集めるとスポーツ系のサークルに補助金が出るという制度があり、この制度を活用したグループが Yammer 上に数多く作られています」といいます。

Yammer の活用は、gloops における "人と人とのつながり" のあり方を、大きく変えています。「業務に関係する人どうしはもちろんですが、そうでない人とのやりとりも活発化しています」と成果を語ります。一度も顔を合わせたことのない人とも、Yammer なら簡単につながることができると言います。

「プライベートに近い感覚で、気軽にやりとりできるのも Yammer の特徴です」と評価します。

「たとえば、JavaScript の勉強会でルーレットのプログラムを作成した時には、コードのここの部分をこう変えた方がいい、このような記述方法もある、といったコメントが、多数寄せられました」という成果に加えて、「技術的な課題を自分のチームだけで解決できない時も、Yammer に投稿して助けを求めれば、他の部署の人が回答を寄せてくれます。このようなやりとりは、相手が固定的なチャット ツールやメールでは、決してできないことです」と語ります。

「Yammer のフォロー機能を使っていると思いがけない技術情報が流れてくることがあり、これをきっかけに相手に会いに行き、そこで技術的な問題が解決することも少なくありません」という成果も出ています。
Yammer はナレッジやノウハウを共有する場としても、重要な役割を果たしています。

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成果をあげる企業に共通したポイント

Yammerを採用して成果をあげている企業に共通しているポイントは、大きく4つあります。

ひとつは、チームワークが生まれる場所です。事例からもわかるように、Yammerを導入すると電子メールとは違うチームでのコミュニケーションが生まれます。そして、会話やファイルの共同編集、プロジェクトの管理を通じて、より早くより高いレベルで業務を遂行できます。

二つ目は、チームを 1 つにまとめる効果です。Yammer では、すばやく簡単にチームがまとまり、会話やファイルの共同編集などを行うことができます。たとえば、Yammer グループを使うと、人、スレッド、データを 1 つにまとめて、時間と場所を問わず業務を遂行できます。そして、関係者を会話に参加させて、チームワークを促進できます。さらに、組織の壁を超えて連携することで、チーム全体が 1 か所で作業できるようになり、プロジェクトが効率化されます。

そして三つ目は、チーム内での作業をよりスマートにより早くします。Yammer は、オープンなコミュニケーションのために開発されています。チーム メンバーは情報を見逃すことなく、現在の作業状況を詳細に把握して、適切な意思決定を行うことができます。たとえば、Office ドキュメント内で Yammer の会話を開始すると、すべてのメンバーが必要な情報を入手できます。また、Yammer では、社内全体で関連するスレッド、グループ、ファイル、人を見つけることができます。そして、Yammer のモバイル アプリを使うと、どこからでも業務に参加できるため、いざというときもあわてる必要がありません。

さらに四つ目は、チーム外への影響力を拡大します。Yammer ではチーム全体で 1 つのビューが提供されるため、複数のプロジェクトの管理や社内での知識の共有を行うことができます。そして、グループの検索や切り替えが簡単にでき、自分の興味や交流に基づいて、最も関わりの深いグループが表示されるので、プロジェクト チームを超えた作業が実現します。

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