Microsoft Teams 使い方と活用

 2018.04.17  Office365編集部

2017年3月15日に正式版がリリースされたMicrosoft Teams。1周年を迎えた2018年3月にはMicrosoft Teamsを利用する企業が20万社を超えています。

引用:REUTERS「マイクロソフト、チャットツール「チームズ」使用企業が20万社に

こうしたニュースを受けてMicrosoft Teamsに注目している方も多いのではないでしょうか?日本国内においてもMicrosoft Teamsの導入事例がいくつか散見でき、続々と登場する新機能にも注目が集まっています。

今回はそんなMicrosoft Teamsの使い方や活用方法についてご紹介します。今後Microsoft Teamsの導入を検討している方に向け、活用のヒントになれば幸いです。

Microsoft Teamsって何?

最初にMicrosoft Teamsの概要についておさらいしておきます。Microsoft Teamsとはチャットメッセージを中心として「Office 365」で提供されるコミュニケーションツールを統合するアプリケーションです。具体的には次のような機能を使用できます。

≪Microsoft Teamsで使える機能≫

  • チャットメッセージ
  • ビデオ通話会議
  • 音声通話会議
  • ファイル共有
  • ファイル共同編集
  • メモアプリ
  • プロジェクト管理
  • ツール連携

従来のOffice 365ではチャットツールやオンライン会議は「Skype for Business」を使用し、ファイル共有やファイル共同編集はSharePoint Onlineを使用するといった具合にコミュニケーションツールが各アプリケーションに分散していまして。一部機能は連携していてもMicrosoft Teamsのようにコミュニケーションツールを一つに統合するようなアプリケーションアは無かったのです。

それがMicrosoft Teamsの登場によって組織やチームに必要なコミュニケーションツールを一か所に集約し、Microsoft Teamsだけで情報共有やメッセージのやり取りが完結できるようになりました。

Microsoft製品関連お役立ち資料

Microsoft Teamsの主な活用シーンとは

チャットツールならSlackやChatworkなどを既に導入している、という企業も多いでしょう。これらのチャットツールは無料から利用でき、上位プランを使用しても低コストで導入できるという利点があります。では、Microsoft Teamsはどういった活用シーンに適しているのでしょうか?

単刀直入に言うと、従来SlackやChatworkなどで行ってきたコミュニケーションはすべてMicrosoft Teamsで代替できます。SlackやChatworkはあくまでチャットメッセージに特化したツールなので、Microsoft Teamsではチャットでのやり取り以外にも様々なコミュニケーションの形態を用意しているためです。

従来のチャットツールは開発者にとっては人気ですが、それらのツールからMicrosoft Teamsに移行した企業は組織全体の部門を巻き込んだコミュニケーションを実現しています。たとえば営業部門は顧客獲得に向けた情報共有のために使用し、マーケティングやキャンペーン立案に使用、プロジェクト管理者は新たなメンバーの参加支援に使用するなど組織全体がそれぞれの目的でMicrosoft Teamsを利用でき、かつオープンな環境でそれらの情報を全体で共有できます。

加えて開発者にはVisual Studioだけでなく約40の開発ツールを用意しています。

このことから考えればMicrosoft Teamsは活用シーンを限定していません。情報共有やコミュニケーションが必要な場面ならば、どんなシーンでもMicrosoft Teamsは組織やチームにとっての柱になります。

Microsoft Teamsの活用方法

では具体的にどんな活用方法があるのか?今後Microsoft Teamsを利用する企業にとってのヒントをご紹介します。

活用1.DevOpsを実現するツールとして

DevOpsとは開発(Development)と運用(Operations)が互いに協力してサービスを提供し、ビジネス価値を高めていくための体制です。このDevOpsを実現するためには開発と運用が互いを尊重し合うという組織文化の他、開発コードやサービスリリースといった情報を共有するツールが不可欠です。Microsoft TeamsはDevOpsを実現する上で、開発と運用のコミュニケーションを繋ぎ情報共有を促進するという効果があります。

チャットメッセージやオンライン会議、ファイル共有などを利用してコミュニケーションを情報共有を促進しつつ、Githubなど開発者向けの提供されているツールと連携して、企画・開発・リリース・運用といった複数の業務を開発と運用で共有できます。

活用2.マーケティングと営業のハブとして

今やマーケティングと営業の密な連携は欠かせません。マーケティングは確度の高いリード(見込み客)を営業にスムーズに引き渡したいと考え、営業はその情報を常に要求しています。しかしこの情報共有が円滑に進まないと互いの信頼問題に発展し、次第にマーケティングと営業は対立関係になってしまいます。

DevOps同様にコミュニケーションと情報共有をMicrosoft Teamsで一か所にまとめ、さらに様々なツールと連携して両部門で活用することで、マーケティングの質と営業の決定力を高めていけるでしょう。

活用3.プロジェクト管理として

Microsoft Teamsは様々なOffice 365サービスを統合することで案件ごとのサイト作成も可能です。重要なプロジェクトの際には個別にサイトを作成し、プロジェクトに関するコミュニケーションや情報共有をサイトに集約できます。OneNoteと連携してタブを加えれば、蓄積されたメッセージを整理してまとめることも可能です。

活用4.外部とのコミュニケーションツールとして

Microsoft Teamsにはゲストアクセスと呼ばれる外部ユーザーとのコミュニケーション機能が備わっています。この機能はごく最近リリースされたもので、ビジネス用メールアドレス(outlookなど)だけでなく一般用メールアドレス(Gmailなど)を有するユーザーをゲストとして招待しMicrosoft Teamsでコミュニケーションを遂行できます。もともとは2017年6月に追加予定の機能でしたが、9カ月の遅延を経てリリースされました。

ゲストアクセスのリリースによって、案件ごとのコミュニケーションがより促進されることになります。

Microsoft Teamsを使用するには?

Microsoft TeamsはOffice 365のコミュニケーションツールを統合するアプリケーションなので、スタンドアロンサービスとして提供されていません。Microsoft Teamsを使用するには次のいずれかのプランを契約する必要があります。

  • Business Essentials
  • Business Premium
  • Enterprise E1
  • Enterprise E3
  • Enterprise E5

Microsoft Teams活用はまだまだ始まったばかりです。成功事例を参考にしたり、独自の活用方法を考案したりしてMicrosoft Teamsを情報共有やコミュニケーション促進にぜひご活用ください。

Microsoft OfficeユーザーのためのOffice 365 まるわかりガイドをダウンロード

RECOMMEND関連記事


RECENT POST「Microsoft 365」の最新記事


この記事が気に入ったらいいねしよう!