会議開催時に押さえておきたい事前準備について

 2017.11.07  Office365編集部

普段の会議の中で、そこにいくらのコストがかかっているかを認識することは、会議時間短縮の第一歩です。効率的な会議を心がけている企業の中には、進行役が会議の最初に「本日の会議にかかるコストは○○円です」と報告する企業もあるほどです。

会議にかかるコストを算出するのは簡単で、次のような式で計算できます。

会議時間×参加人数×平均時給=会議にかかる人件費

例えば年収300万円の社員が10人集まって2時間の会議をした場合、上記の式を参考に計算すると会議にかかる人件費は3万612円です。この会議が週次なら、月間にかかる会議コストは12万2,448円、年間に換算すると146万9,376円にもなります。

※平均時給は一般的な営業日数(245日間)と労働時間(8時間)から算出しています

このように、人件費だけで見てみても会議にかかるコストというのは想像以上に大きなものなのです。そのため、会議時間を短縮することはコスト削減になり、生産性向上にも繋がります。

では、どのようにして会議時間を短縮すればいいのでしょうか?その答えの一つが事前準備です。

今回は、会議時間短縮のために大切な事前準備について紹介していきます。

会議時間を短縮するための事前準備

行き当たりばったりな会議は、終始無駄が多いことを皆さんもご存知かと思います。そのため、事前準備が大切なことも、頭の隅で理解しているはずです。ここでは会議時間短縮のために大切な事前準備を4つ紹介します。

会議を行う目的及びゴールを明確にする

無駄に長い会議の特徴として、目的もゴールもないことが往々にしてあります。これは週次や月次などルーティンとして会議を行っている場合にありがちで、目的もゴールも設定されないことから、議論が長引いてしまいます。

突発的に発生する会議であれば、その都度目的やゴールは明確なものの、ルーティンの会議となるとどうしてもゴールのない議論をしてしまいがちです。そのため、開催する会議に何の目的があるのか、何がゴールなのかを線引きすることが大切です。

まずは会議の目的とゴールを設定して、この他の事前準備にそれを反映させていきます。

会議に参加すべき人と、参加して欲しい人を決める

会議の目的とゴールが設定されれば、次に会議に参加すべき人と参加して欲しい人が明確になります。参加すべき人とは、その人がいなければ会議が進行しないという人材です。参加して欲しい人というのは、情報共有のために可能ならば参加して欲しい人材を指します。

参加すべき人を「マスト」、参加して欲しい人を「ウォント」と言ったりもします。

実は、このマストとウォントを決めるのはとても大切なことで、それによって会議時間をどれくらい短縮できるかが決まります。

集団での意思決定というのは、そこに関わる人が少ないほど決定率が高まります。人数が少ないほどコミュニケーションコストも下がるので、会議がスムーズに進むことでしょう。そのため、会議というのは極力参加人数を削減して開催するのがベストなのです。

そこで、マストとウォントを設定して、ウォントに設定された人に関しては参加不参加の自由を与えます。そうすることで、業務に集中したい人は参加しなかったりと、可能な限り会議の参加人数を削減できるのです。

もちろん、会議ごとにマストとウォントは変化するものなので、その都度参加すべき人と参加して欲しい人を明確に分けましょう。

会議開催3日前には資料と会議内容を共有しておく

会議中は様々な資料に目を通しつつ進行していくことが少なくありません。この時、その資料を会議の参加者ほとんどが初見の場合、会議進行はスムーズに進まなくなってしまいます。なぜなら、会議中に資料内容を理解するために思考を傾けるため、会議内容にうまく集中できないからです。

これは、学生が次の日の授業内容を教科書で予習しているかしていないかで、授業内容の吸収度が異なることに似ています。

このため、会議資料に割く思考を会議内容に向けてもらうためにも、会議開催3日前までには資料を共有しましょう。

さらに、会議内容も共有しておくことで、ウォントに設定した関係者に対し「自分はこの会議に参加すべきか否か」を事前に判断してもらえます。

会議時間を短めに設定する

例えば会議室を予約するとき、会議時間を多めに見積もって予約する場合がほとんどではないかと思います。予想では1時間ほどで終了するであろう会議も、大事を取って1時間半の会議室予約を取る、という経験は誰しもあるでしょう。

しかし、実はこれも会議時間を無駄に長くしてしまう原因です。

人間というのは与えられた時間を使い切って、物事を成そうという心理があります。特に完璧主義者の多い日本人の場合、その傾向が非常に強く終了時間ギリギリまで議論が続くことも少なくありません。

そのため、本来ならば1時間で終了するはずの会議も、時間いっぱい使い切ろうという心理から1時間半もかかってしまうのです。

従って、会議時間を設定する際は思い切って短めに設定してみましょう。1時間くらいで終了するだろうという会議なら、少し短縮して50分くらいに設定するといいかもしれません。

そうすると案外、今までよりも会議がスムーズに進行し、結論も非常にまとまりのあるものになります。もしも時間内に結論が出ないような会議なら、ずるずると時間を延ばすのではなく、終了時間で一旦区切ってから後日再び会議を開催しましょう。

ただし、単に会議時間を短めに設定するのではなく、スムーズな会議を実現するためにはやはり事前準備が何よりも大切です。

ツールを活用して会議の事前準備を効率化する

ここまでで、会議時間の短縮のために如何に事前準備が大切かどうかを、ご理解いただけたのではないかと思います。何事も準備が大切なように、会議も事前準備を徹底することで効率良く進めることができます。

さらに会議の事前準備まで効率化したいという企業は、ツールの導入も検討してみましょう。

例えばMicrosoftが提供するクラウドサービス型のグループウェアであるOffice 365では、日々の会議や事前準備を効率化するための機能が多く備わっています。

まずサーバ型のメールシステムとしても導入率の高いExchangeのオンライン版は、システム上で会議室予約を行ったり、関係者のスケジュール共有も簡単に行えます。オンライン会議のSkype for Businessを使用すれば、簡易的な会議であればわざわざ会議室を予約しなくとも、デスクを立たずに議論が行えます。

事前準備としては資料共有が非常に楽になります。会議資料となるExcelやPowerPointの共有も、リストに関係者を追加してワンクリックで共有可能なので、事前準備の時間を大幅に短縮できるでしょう。

このように、ツールを活用することで会議の事前準備や会議自体を大幅に効率化できるので、ぜひ検討してみてください。

まとめ

無駄に長い会議時間は、コスト増加や生産性の低下、意見がまとまらないなど様々な弊害が発生します。その会議時間の長さを決定するのが、事前準備です。事前準備を徹底して行っていれば、会議はスムーズに進み、無駄な時間を使わずに有効な意思決定が下せます。

日々の会議に無駄を感じている場合は、ここで紹介した事前準備をぜひ実行してみてください。

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