Office 365の運用時に必要なサポートとは?

 2018.11.06  Office365編集部

クラウドサービスは気軽に導入できて、運用の手間が少ないのが利点の一つです。たとえばクラウドストレージを導入するにあたって新しいインフラを構築する必要はありませんし、オンラインで完結する契約によってすぐにでも使用できます。導入後はこれといった運用業務もなく、最新の状態が維持されたサービスを自由に使用するのみです。

ただしクラウドサービスの中には、運用に注意を向けないとならないものもあります。その一つが“コラボレーションツール”です。組織内外で円滑なコミュニケーションを取るためのアプリケーションが集約した製品であり、これを活用することで情報共有スピードをアップしたり、社外にいる相手とも気軽にコミュニケーションが取れるようになります。

数あるコラボレーションツールの中でも、世界トップシェアを誇るのがマイクロソフトの“Office 365”です。Exchange(ビジネスメール)やSharePoint(ファイル共有、サイト作成)といったお馴染みのサーバー製品をオンライン版として提供し、これ以外にも多数のアプリケーションが統合されています。

さらに、最大15台のデバイスにインストール可能なOfficeアプリケーションのライセンスも付与されるので、大変利点の高いコラボレーションツールです。

今回はこのOffice 365を運用するにあたって必要なサポートについてご紹介します。コラボレーションツールはいち早く組織に浸透させたり、適切に活用されるようにすることが大切なので、マイクロソフトや導入パートナーからのサポートを積極的に受けることが導入や活用、そして運用の成功のポイントになります。

Office 365運用時に必要なサポート

Office 365はビジネスに特化したクラウドサービスです。そのため一般消費者向けのサービスよりも多機能で、かつ細かい作業ができます。マイクロソフト製品ならではの使いやすさはありますが、組織全体がOffice 365を使いこなすためにはやはりいくつかのサポートが必要になります。それが以下の6つのサポートです。

導入アセスメント

Office 365は導入すればどんな企業でも等しい効果を得られるクラウドサービスではありません。現時点でどういったコミュニケーション基盤を築いているか、どういったシステム環境を構築しているかでその効果が変化します。

そのため導入時にはまず現状を把握するためのアセスメントは欠かせません。導入前にOffice 365の専門家がユーザー企業のコミュニケーション基盤やシステム環境を把握することで、最適なOffice 365導入の形を提案します。

ユーザーアカウント初期登録

従業員数が10人程度ならば問題にはなりませんが、100人、200人、それ以上となるとユーザーアカウント登録だけでかなりの作業になります。これは導入パートナーが提供するサポートを利用するのが得策です。Office 365導入初期段階でまだ使い慣れない中、ユーザーアカウントを一つ一つ登録するのは効率が悪く、ミスも起きがちでしょう。

初期管理設定

Office 365を適切に運用するにあたって大切なポイントが管理設定です。Office 365では管理センターから、サービスやユーザーに関するあれこれを細かく設定できます。たとえば一部のユーザーではSharePoint Onlineのアプリケーション利用を制限したり、ユーザーごとにアクセス権限を変えたり、管理者権限を付与したりなどです。

こうした管理設定は組織全体がOffice 365を快適に使用するために、あるいはセキュリティを強化するために正しい設計と設定を行うことが重要です。これも導入初期段階では難しい作業なので、導入パートナーのサポートを受けることをおすすめします。

管理者トレーニング

Office 365運用の成否は管理者が握っていると言っても過言ではありません。長期に渡って快適な使用環境を維持するには定期的に管理設定を見直し、常にユーザーを管理しなければいけないからです。

そのためには管理者トレーニングを受けて、Office 365の正しい管理方法を身に付けることが大切です。特に専任のIT技術者がいない場合は、部門ユーザーの誰かが管理者を兼任することになるので、管理者トレーニングを受ける必要があります。

ユーザートレーニング

Office 365運用の成否がかかっているのは管理者だけではありません。当然ながら、サービスを実際に使用するユーザーの使用方法次第でも成否が変わります。まず大切なのは基本的な操作をマスターして、さらに提供されているアプリケーションを使いこなしてゆくことです。特に、Office 365の様々なコミュニケーション機能を一ヵ所に集約できるMicrosoft Teamsは、チーム単位でのコミュニケーションを促進する上で欠かせないアプリケーションです。

組織全体がMicrosoft Teamsやその他のアプリケーションの使用方法をマスターすれば、かなり強力なコミュニケーション基盤が完成します。そのためにも導入パートナーによるユーザートレーニングを受けることが大切です。

サポートセンター

Office 365の使用にあたって何かトラブルが発生した際は、すぐに連絡の付くサポートセンターに連絡し早急に対処することが欠かせません。操作や使用方法に関してユーザーでは処理できないトラブルもあるので、そうした際はサポートセンターがあると安心です。

以上がOffice 365運用時に必要なサポートです。これらのサポートを基本として、マイクロソフトや導入パートナーからのサポートを受けることで、Office 365運用をより早く成功に近づけることができます。

マイクロソフトのOffice 365サポート

Office 365のサポートでまず検討するのは、マイクロソフトによるサポートでしょう。マイクロソフトによるサポートには、以下のようなタイプがあります。

事前予防型サポート

事前予防型サポートは、情報提供を中心としたサービスです。稼働率99.9%のSLA(サービスレベルアグリーメント)と返金制度を基本にしながら、運用状況を確認できる「サービス正常性ダッシュボード」と計画メンテナンスのスケジュールの告知などがされます。これにより、利用者も計画的な利用と運用が可能になります

セルフヘルプ

セルフヘルプは、オンラインによる自己解決型のサポートです。ブログやフォーラムによる情報提供や情報交換を通じ、疑問を解決することができます。また、よくある問題に関しても解決策が示されているため、自分でトラブルシューティングをすることをサポートします。

アシストサポート

Webやメールによる問題解決の支援を行います。Webから質問をすることで回答を得ることができます。また購入時にはプリセールスサポート、導入後のライセンスや課金に関してはアカウントと課金に関するサポートが用意されています。

電話によるテクニカルサポート

マイクロソフトでは電話によるサポートも受け付けています。これは、問題の深刻度によって利用可能時間や応答時間が変わります。たとえばサービスを利用できない状態となり、ビジネスに深刻な影響が出るような場合には「重大」となり、ユーザーに影響が出ているがビジネスにとっての深刻度は高くない場合には「高」となります。

高度なサポート

より高度なサポートが必要な場合には、有償のサービスを利用することも可能です。お客様の環境を理解したうえで、問題発生時の対応や事前予防型のサービスを利用することが可能です。

導入パートナーのサポートを積極的に利用しよう

以上のように、マイクロソフトも多様なサポートメニューが用意されています。しかしながら、ライセンスに付帯しているサポートでは、その回答が得られるまでの時間が不確定であったり、自社の環境がわからないため問題の切り分けに時間がかかったり、適切な回答を得られない場合があるのも事実です。

そのような際には、ぜひお客様の状況を把握している導入パートナーによるサポートも合わせてご検討ください。より安心感のあるサポートを受けることができるでしょう。

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