Office 365でワークフローを活用しよう

 2018.11.08  Office365編集部

ビジネス上のコミュニケーションに欠かせない数々のアプリケーションと、Officeスイートを使用するためのサブスクリプション(定期購買型のライセンス)を提供するOffice 365。コラボレーションツールとして側面と、Officeスイートとしての側面を持ち合わせることで、情報共有の強化と生産性の大幅な向上を可能にするITソリューションです。

このOffice 365で“ワークフロー”を活用している方は、どれくらいいるでしょうか?もしかすると「え、ワークフロー機能なんてあったの?」というユーザーも多いかもしれません。

Office 365ではファイル共有スペースとサイト作成機能を提供するSharePoint Onlineにて、ドキュメントベースのワークフローを作成することができます。今回はその方法と、高度なワークフローを構築するためのOffice 365拡張ソリューションについてご紹介します。

SharePoint Onlineでワークフローを作成する

SharePoint OnlineはOffice 365のファイル共有スペースやポータルサイト作成など、情報共有のハブとなるアプリケーションです。共有は組織全体やチーム単に、あるいは外部ユーザーなど細かい設定が可能で、ポータルサイト作成に関しても様々なグループ設定で情報伝達速度を高めることができます。

そんなSharePoint Onlineでは、5つのタイプのワークフローを作成できます。

承認ワークフロー

最も基本的なワークフローであり、ドキュメントまたはアイテムが承認のためにユーザーやグループに回覧されます。ワークフロー内の全タスクの最終的期限は日数、週数、月数で指定でき[CC]フィールドに別のユーザーを追加することも可能です。最初の承認者が非承認とした場合はワークフローを終了し、無駄なフローを回さないための設定もできます。

フィードバック収集

承認ワークフローをベースとしてドキュメントまたはアイテムをユーザーのグループに回覧し、承認者からのフィードバックが得られるように設計されています。フィードバックは全体がまとめられ、ワークフローを開始したユーザーの送信されます。ただし前述のような、最初の承認者が非承認とした場合にワークフローを終了する機能はありません。

署名の収集

Officeアプリケーションで作成されたドキュメントをユーザーのグループに回覧し、デジタル署名を収集するためのワークフローです。承認者はタスクを受信するとSharePoint OnlineのタスクリストやWord、Excel、およびPowerPoint などのドキュメントからタスクに署名することができます。

発行ワークフロー

基本的に承認ワークフローと同様に承認のためにコンテンツを回覧します。違いは、発行機能対応のエンタープライズコンテンツ管理サイト用に設計されていることです。

三段階の状態管理

3つの状態(フェーズ)を介してリストアイテムの状態をトラッキングするように設計されているワークフローです。大量かつ追跡が求められるアイテムや組織のビジネスプロセスを管理できます。

これらのワークフローをSharePoint Onlineで作成するためには、まずSharePoint Designerをダウンロードします。Office 365サブスクリプションを契約しているユーザーは「ダウンロードページ」よりSharePoint Designerをダウンロードしましょう。ちなみにSharePoint Onlineが使用できるOffice 365プランは以下に限定されています。

  • Office 365 Business Essentials
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Enterprise E1
  • Office 365 Enterprise E3
  • Office 365 Enterprise E5

Office 365 BusinessならびにOffice 365 ProPlusはSharePoint Onlineをサポートしていないのでご注意ください。SharePoint Designerのダウンロードおよびインストールが完了したら、SharePointサイトに接続してみましょう。[サイトを開く]を選択して[サイト名]に対象サイトのURLを入力すれば接続は完了です。接続途中にサインインを求められることがあるので、その場合はIDとパスワードを入力してサインインしましょう。

ここからカスタムワークフローを作成するための手順を簡単にご紹介します。

  1. [ナビゲーション]をクリックし[リストとライブラリ]を選択
  2. リストとライブラリ一覧が表示されるので[ドキュメント]を選択
  3. [ドキュメント]にアクセスしたら左上部の「リストワークフロー」を選択
  4. ワークフローの作成画面が表示されるので名前を入力して[OK]をクリック
  5. プラットフォームの種類は[SharePoint 2013ワークフロー]を選択
  6. リボンメニューの[挿入」タブから[アクション][電子メールを送信する]の順に選択
  7. ワークフロー中のアクションを追加する
  8. アクションに対する設定を行う
  9. 電子メールメッセージの定義が表示されるので必要な情報を選択・入力
  10. [OK]をクリックして完了する
  11. リボンメニューの[管理]から[ワークフローの設定]を選択
  12. [開始オプション]にて[アイテムが作成されたときにワークフローを自動的に開始する]にチェック
  13. 左上部の[発行」を選択してワークフローを設置する

以上でSharePoint Designerでのカスタムワークフロー作成は完了です。これはあくまで一例ですので、途中でアクションや設定を変えることで様々なワークフローを作成できます。ワークフローがあるだけで業務効率を大幅にアップし、時間を有効的に活用することができるのでぜひ作成してみてください。

SharePoint OnlineをサポートしていないOffice 365を使用しているというユーザーは、新しいサブスクリプションへ移行するか購入することをおすすめします。

SharePoint Onlineだけではカバーし切れないワークフローについて

SharePoint Online (SharePoint Designer)でワークフローを作成する方法についてご紹介しましたが、実はこのワークフローは万能ではありません。なぜなら、これはあくまでドキュメントベースのワークフローなので、ドキュメントやアイテムに関する承認やフィードバックを得るためのワークフローに特化しているからです。そのため業務に絡むような複雑なワークフローには対応できないという難点があります。

Office 365を使用しているし、かつ複雑なワークフローも可能にしたいというユーザーにはOffice 365拡張ソリューションの導入をおすすめします。拡張ソリューションを導入することでOffice 365と決裁システムを連携させ、Office 365上で複雑なワークフローを作成し、フローを回すことができます。

Office 365を情報基盤としてとらえ、業務効率化に取り組む中でワークフローの活用を検討する企業はますます増えています。そのため、パートナーもワークフローパッケージの利用や個別の開発など、要件に応じて最適なソリューションを準備しています。

既存の決裁システムを導入している企業はもちろん、新しく決裁システムを構築する企業にも豊富なテンプレートをご提供しております。

ワークフローで業務効率を大幅アップ!

SharePoint Onlineではドキュメントベースの様々なワークフローを作成でき、業務効率を大きく改善することができるでしょう。Office 365ユーザーでまだワークフローを作成してことがないという方は、この機会にぜひ作成してみてください。さらにドキュメントベースでは難しいより複雑なワークフローを作成したいという場合は、Office 365拡張ソリューションをご検討ください。多くの経験と実績を持つパートナーがワークフローに対するニーズにお応えします。

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