SharePoint Onlineをファイルサーバとして活用する考慮点

 2018.02.09  Office365編集部

Office 365が提供するSharePoint Onlineは、ビジネスに馴染み深いサーバ製品「SharePoint」のオンライン版です。SharePointと同じ機能を使用できることに加えて、SharePoint Onlineならではの機能も備えています。

そんなSharePoint Onlineは、デジタル化が進むこれからのビジネスにおいて、ファイルサーバとしての活用がおすすめです。SharePoint Onlineなら従来のファイルサーバが持つ悩みを解消しつつ、まったく新しい環境を提供してくれます。

本稿ではそんなSharePoint Onlineをファイルサーバとして活用するメリットは、考慮点についてご紹介します。

ファイルサーバ運用、こんな悩みはありませんか?

まずは従来のファイルサーバ運用が持つ悩みを整理していきます。

悩み①運用管理コストが大きい…

ファイルサーバを社内に設置するためには、高額なサーバ代とソフトウェア代、およびセキュリティ台がかかるため初期コストが多くかかります。なにより、管理者を配備するための人件費が最も多くかかる運用管理コストです。問題発生時は技術力のある社員がシステムに張り付くこともあるので、人材活用も進みません。

悩み②ファイルが見つからない…

ファイルサーバ上のデータが増えていくと、次第に整理が難しくなります。それによって、目的のファイルがどこに保存されているのかが分からなくなり、ファイル検索のために生産性が低下します。さらに、バージョン管理がされていないと、どのファイルが最新なのかも分からなくなってしまうので、さらに生産性が低下します。

悩み③データ保護が面倒…

ファイルサーバ上のデータバック作業は、データが増えていくほどに負担も増します。確実にバックアップが取れているかを日次で確認しなければならないのも、管理者の生産性を低下させる原因です。

悩み④外出先からアクセスできない…

社内に設置されているファイルサーバは基本的に社内でしかアクセスできません。そのため、データを社外に持ち出す際はいちいちコピーしなければならず、これが案外面倒な作業です。さらに、持ち出し用端末にデータをコピーすることで、紛失したり盗難された際に情報漏えいが起きる可能性があります。外出の多い社員なんかは、資料編集のためにいちいち帰社しなければならなかったり、何かと手間が多くなります。

悩み⑤取引先との情報共有が難しい…

最近ではファイルサーバ上のデータを取引先と共有して、情報共有のスピードを高める取り組みを見せる企業が増えています。しかし、そのためにはVPN(仮想プライベートネットワーク)を構築したりと、通常運用以上の負担とコストがかかってしますため、おいそれとは実現できません。

悩み⑥設置スペースが足りない…

ファイルサーバに保存するデータ量が増えていくと、サーバ買い足しなどでより大きな設置スペースを必要とします。しかし、設置スペースには限りがあるため、なかなか増設に踏み出せないという場合もあります。

以上のように、従来のファイルサーバには様々な悩みがあり、多くの経営者やIT管理者が頭を抱えているのです。

SharePoint Onlineをファイルサーバとして活用したら

従来のファイルサーバの代替として、SharePoint Onlineを活用したらどうなるのか?先述した6つの悩みに沿ってご紹介します。

解消①ファイルサーバが必要無くなる!

SharePoint Onlineはクラウドサービスです。ファイルサーバとして活用するためのシステムは、Microsoftの堅牢なデータセンターで運用されており、それをインターネットを通じてサービスとして利用します。従って、社内にファイルサーバを設置する必要もないので、運用管理負担の悩みが一気に解消します。

解消②目的のファイルを一発検索!

SharePoint Onlineでは全文検索によって、目的のファイルへスムーズにアクセスできます。さらに、ファイル整理用のサイトを作成すれば、非常に簡単にすべてのデータを整理できます。文書管理機能によってバージョン管理も可能なので、何が最新なのかをすぐに把握できます。

解消③データ保護の面倒なし!

SharePoint OnlineおよびOffice 365では、ユーザーのデータを自動的にバックアップしています。そのためバックアップ作業やメディアインストールなどは不要です。万が一災害によってオフィスが使用不可能な状態に陥っても、サービス状のデータにアクセスして業務を継続できます。

解消④データを社外に持ち出さない!

SharePoint Onlineはインターネット通信環境と端末さえあれば、どこからでも同じアカウントにアクセスできます。すべてのデータはサービス上に保存されているため、外出先からファイルサーバのデータを参照したり、編集することも可能です。これでデータをいちいちコピーしたり、持ち出す必用もないので手間とセキュリティの悩みが解消します。

解消⑤取引先と簡単にデータ共有!

SharePoint Onlineでは外部ユーザーを招待して簡単にデータを共有できます。アクセス権限は社内で管理でき、必要なくなれば権限を無くすことで、不正アクセスも防止できます。SharePoint Online上での共同編集も可能です。

解消⑥設置スペースは不要!

SharePoint OnlineのシステムはMicrosoftのデータセンターで運用されているので、社内での設置スペースはもちろん不要です。サーバから発生する熱もないので、エアコンの電気代節約にもなります。

いかがでしょうか?SharePoint Onlineをファイルサーバとして活用すれば、従来のファイルサーバが持つ悩みはほとんど解消すると言っても過言ではないでしょう。

SharePoint Onlineをファイルサーバとして活用する際の考慮点

最も大きな考慮点としては、ファイルサーバに対するコストのかかり方が変化することです。従来は人件費が中心としてかかっていた運用管理コストは、SharePoint Onlineによって「サブスクリプション」というコスト形態に替わります。

サブスクリプションとはユーザーあたりに購入する月間または年間のライセンスであり、サービスを利用する上で不可欠なものです。

コスト形態がサブスクリプションに変わることで「高くなるんじゃない?」と心配する方も多いでしょう。確かに、ファイルサーバの運用管理にかかっていた人件費と、サブスクリプション料金を比べると、後者の方が高くなる可能性はあります。

しかし、たとえ高くなったとしても、SharePoint Onlineでは運用管理負担がいい気に軽減したり、従来のファイルサーバにかかっていた手間や面倒が無くなることで、組織全体の生産性が高まります。トータルコストを考えれば、SharePoint Onlineの方が圧倒的にメリットが高い、というケースがほとんどです。

まとめ

現在、社内運用のファイルサーバで悩みを抱えている企業は、この機会にSharePoint Onlineをファイルサーバとして活用してはいかがでしょうか?もちろん、ファイルサーバとしてだけでなく、チームサイトを作成したり、自由な開発環境を整えることもSharePoint Onlineなら可能です。 

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