Web会議システムの導入時には何が必要なのか?

 2018.04.23  Office365編集部

皆さんは遠隔地の人とのコミュニケーションをどうしていますか?メールや電話、或いは直接現地に赴いて会議を開催したりしてコミュニケーションを取っている方もが多いのではないでしょうか。メールは相手の都合に依存しないので便利ですし、電話はリアルタイムにやり取りができる立派なツールです。また時には対面でコミュニケーションを取る必要もあります。しかし、そこにWeb会議システムがあればビジネスコミュニケーションはまったく違ったものになるでしょう。

会議のために毎回遠方まで足を運ぶ必要はなく、移動時間とそれにかかる費用の削減に大きく寄与します。さらにメールよりもリアルタイムで電話よりも相手の感情を読み取れ、また資料を共有しながら、複数人でのコミュニケーションも難しくありません。

今やWeb会議システムは導入していて当たり前と言ってもよいでしょう。

ちなみにTV会議システムとの違いはその手軽さにあります。TV会議システムは専用回線を引いたり会議室に専用カメラや集音機材が必要だったりと手間もコストもかかります。それに対してWeb会議システムはパソコンとヘッドセットさえあれば利用でき、ユーザーごとに月額料金がかかる製品が多いので手間もコストもかかりません。

ここではそんなWeb会議システムの主要製品を紹介すると共に、導入にあたって検討すべき要点をご紹介します。

Web会議システム主要製品

Microsoft Skype for Business

マイクロソフトが提供するWeb会議システムであり、「Office 365」を構成するサービス群の一つとしても提供されています。厳密に言うとオンプレミスでサーバーを構成する「Skype for Business Server」とクラウドサービスタイプの「Skype for Business Online」があります。Office 365で提供されるのは後者のサービスです。

Skype for Businessの特長は標準で最大250人のユーザーが同時接続できることでしょう。しかもユーザー1人あたり月額220円と非常にリーズナブルなので導入しやすい製品のひとつです。

チャットメッセージ機能も備わっているのでWeb会議を開催せずともメッセージでのリアルタイムなやり取りが行えます。

Fresh Voice

Fresh Voiceは2003年に誕生し、以来15年間サービスを提供し続けてきた老舗Web会議システムです。国内導入実績は4,000社にのぼり、その対象は民間企業から官公庁や教育機関と多岐にわたります。

Microsoft製品関連お役立ち資料

一般的なWeb会議システムに比べて価格設定は高めですが、専用機並みの高画質・高音質を提供しているのが魅力です。クラウドサービスタイプ、オンプレミス、占有クラウドやレンタルなど多様なニーズに合わせて導入できます。

・「参考サイト

LiveOn

LiveOnは3年間の稼働率100%と通信の安定性に自信があるWeb会議システムです。音声遅延と音切れを極力回避する独自の自動帯域制御機能やジッタバッファ制御機能しているため、クリアな音声と軽快な映像を実現しています。

インターネット回線を使用するWeb会議システムは音声遅延や映像の品質によって、コミュニケーションがストレスに感じることも少なくありません。なので通信の品質も重要なポイントになります。

・「参考サイト

mieruka Cloud

mieruka Cloudは同時接続数によって料金が変動するWeb会議システムです。たとえばSkype for Business Onlineのようにユーザー数で料金が変動するのではなく、Web会議に何人同時接続したいかによって変動します。そのため登録できるユーザー数は無制限であり、同時接続数の上限に注意しながらコミュニケーションを取ることになります。「人数制限がある会議室を使用している」と考えると分かりやすいでしょう。

同時接続数5名で月額2万5,000円、10名で4万5,000円、50名では18万円とボリュームディスカウントがあるのも特徴です。

・「参考サイト

bellFace

bellFaceはインサイドセールス向けのWeb会議システムです。お客様とのWeb会議を開始したい場合は電話で自社サイトに誘導して「開始」をクリックしてもらい、担当者が「Connect」をクリックすれば瞬時に接続されます。お客様にストレスを与えることなくWeb会議を開始できるので商談に有効な製品の一つです。

月額4万5,000円で3名同時接続ができます。

・「参考サイト

Web会議システム導入で検討すべき要点とは

初めてWeb会議システムを導入する、あるいは以前導入に失敗してしまったという方は、ここで導入時に検討すべき要点についてあらためてご確認ください。

まずWeb会議システムはTV会議システムと違って専用機材を使用しないため、会議に接続するパソコンやインターネット回線によって品質が変動するという特徴があります。Web会議システム導入の失敗事例としてよくあるのが、思った通りの品質を確保できずユーザーにとってコミュニケーションがストレスになってしまったというものです。

先述の通りWeb会議システムとTV会議システムはまったく異なる製品なので、複数対複数の会議を開催したり高音質・高画質を強く求めるのであればそのニーズに応えられるWeb会議システムは無いでしょう。

Web会議システムは低価格かつスピーディなコミュニケーションを実現するものの、品質においてTV会議システムに劣るという点を理解しておくことが大切です。その上で低コストを追求するのか品質を追求するのかによって選ぶべき製品が変わります。

次に注意する点は料金体系です。Web会議システムは数あるサービスプロバイダが、製品よって独自の料金体系を展開しています。Skype for Business Onlineならシンプルにユーザー数ベース、mieruka CloudやbellFaceなら同時接続数、 Fresh Voiceは同時接続数に加えて接続時間も料金変動の要素になります。

このようにWeb会議システムは製品ごとに料金体系が大きく異なるので、一概に価格比較できない部分もあります。そこで大切なのは自社にとって分かりやすい料金体系を選ぶことです。たとえば他のクラウド型のコラボレーションサービスをすでに多く導入している企業であれば、ユーザー数ベースで毎月・年間のITコストが確定しているかと思います。なので同じユーザー数ベースのWeb会議システムを導入すると予算確保もしやすく運用も簡単でしょう。

各製品の使い勝手に関しては無料期間やトライアルを活用して実際に使ってみることをおすすめします。

Web会議システムでコミュニケーションを円滑に

働き方改革が叫ばれる中、コミュニケーションに課題を抱えている企業は多いでしょう。デジタル社会が進み遠隔地の人間とのスムーズなやり取りが求められています。販路拡大や事業戦略を充実させるためにも、そうしたコミュニケーションが今後重要になります。まだWeb会議システムを導入していない方は、この機会にその利点に着目してみてください。その際には、目的に沿った検討のポイントを明確にし、必ず試してから導入することをお勧めします。

働き方を支える会議アイディア30

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