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Gmailからoffice365やOutlookへの移行方法とメリットは?

  • 2017.05.30
  • Office365編集部
Gmailからoffice365やOutlookへの移行方法とメリットは?

メールクライアントの2大プレイヤーといえばGoogleが提供するご存知「Gmail」と、Microsoftが提供するオフィスでお馴染みの「Outlook」です。Microsoftでは無料メールクライアントを2012年にHotmailからOutlook.comへと移行し、じわじわとシェアを伸ばしてきました。

生活全般やビジネスのライフハック情報を提供する「ライフハッカー[日本版]」でも、2つのメールクライアントの比較を行っており、既に優劣云々では語れない領域まできています。

これまでGmailを使用してきたユーザーもOutlook.comへ移行したという方が多いのではないでしょうか?あるいは、今後GmailからOffice 365へ移行したいという方も多いのではないかと思います。

Outlookを含めたOfficeアプリケーションやコミュニケーションツールを複数提供するOffice365ですが、Gmailから移行する際にはいくつかステップあります。今回はそのステップとGmailからOffice 365へ以降するメリットなどについて紹介します。

GmailからOutlook2つのインポート方法

GmailからOffice 365へ移行する場合、GmailアカウントのメールをOutlookにインポートする必要があります。Gmailデータはいらないという方は移行する必要はありませんが、そういった方はほとんどいないでしょう。

まず一つ目は「Gmailに格納されている全てのメールをOutlookにインポートする」という方法です。全てのメールがOutlook上に格納されることになり、Gmailアカウントを廃止する予定があればこのオプションを選択します。

そして二つ目は「GmailアカウントをOutlookに接続する」という方法です。つまり、GmailアカウントとOutlookを連携させることで、Outlook上でもGmailを確認できるようにします。Gmailアカウントをアクティブ状態で維持したい場合、Outlookアプリケーションをデバイスへインストールしていない場合はこのオプションを選択しましょう。

次に、それぞれのインポート手順について解説します。

Gmailに格納されている全てのメールをOutlookにインポートする

Gmailに格納されているメールをOutlookへインポートするには、まずOutlookがデバイスにインストールされている必要があります。Office 365を使用していてまだOutlookをインストールしていない場合は、「デスクトップ版の Outlook を取得する方法」に従ってインストールを行ってください。 

続いてGmailアカウントとOutlookを接続する前に、Gmailアカウントを準備する必要があります。Gmailアカウントの準備に関しては「Outlook および Office 365 に接続するための Gmail または G Suite アカウントを準備する」をご確認ください。

アプリパスワードの作成まで完了したら、OutlookGmailアカウントを追加します。

まずOutlookアプリを開き画面上部にある「ファイル」をクリックします。使用できる Outlook のバージョンは、左隅に 「ファイル」 があるものだけです

次に「アカウント追加」をクリックし「自動アカウントセットアップ」ページでGmailアカウントのメールアドレスとパスワード(またはアプリパスワード)を入力して「次へ」をクリックしてください。最後に「完了」をクリックすればGmailアカウントがOutlookに追加されます。

さらに以下の手順でインポートを完了してください。

  1. 「ファイル」をクリック
  2. 「インポートエクスポート」をクリック
  3. 「ファイルのエクスポート」を選んで「次へ」をクリック
  4. 「Outlookデータ ファイル(.pst)」を選び「次へ」をクリック
  5.  Gmailアカウントの名前あるいはメールアドレスを選択
  6. 「サブフォルダを含める」ボックスがオンになっていることを確認し「次へ」をクリック
  7.  保存先を選んでエクスポートを完了させる

エクスポートが完了したら「ファイル」「インポート/エクスポート」「他のプログラムまたはファイルからのインポート」「Outlook データ ファイル (.pst)」の順に選択し、先ほどエクスポートしたファイルをインポートしてください。

これでGmailアカウントのメールインポートが完了したので、Gmailアカウントを廃止すればメールデータをOutlook一つに統合することができます。最後にアカウント設定からGmailアカウントの削除を忘れずに行いましょう。

GmailアカウントをOutlookに接続する

GmailアカウントをOutlook on the webに接続するのはメールデータをインポートするよりも簡単です。

  1.  Outlook on the webにサインインし
  2.  画面上部の「設定」「メール」の順にクリック
  3. 「オプション」の下で「アカウント」「接続されているアカウント」の順にクリック
  4. 「新規作成」をクリック
  5.  メールアカウントの接続」ページでGmailアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し「OK」を選択

以上の手順で完了です。ちなみにデスクトップ版のOutlookアプリでGmailアカウントを追加したい場合は、前述したメールデータインポート方法のアカウント追加まで行えば接続が完了します。

GmailではなくOffice365を使用するメリットは

GmailからOffice 365Outlookへと移行するユーザーにとって重要なことは「移行するメリットは何か?」というところでしょう。

Office 365並びにOutlookを使用する最大のメリットはビジネスユーザーに特化した機能を提供しているという点でしょう。ビジネスマンが日々使い成れているOutlookには、実は様々なコンポーネントが存在します。

Office 365を構成するExchange OnlineSkype for Businessなどと密接に連携するのはもちろん、BoomerangEvernoteといったアプリケーションとも連携させることができます。Gmailでもいくつかの拡張機能が提供されていますが、生産性向上アプリケーションを使用している場合は、連携性の高いOffice 365Outlookの方が使用するメリットが高いと言えるでしょう。

まとめ

GmailからOffice 365Outlookへの移行は面倒と考えている方も多いでしょうが、実際には少ないプロセスで移行を完了させることができます。また、アカウント追加だけでなく完全なメールインポートまで出来るのはOutlookならではです。

今後Office 365Outlookへの移行を検討している方は、本稿で移行のステップを事前に確認しておきましょう。また、実際の移行時にも参照にしていただけると幸いです。

ビジネスの生産性を高めるのであれば、ぜひ一度Office 365Outlookへの移行をご検討ください。

 

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