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いまさら聞けないSharePoint Online、基本と機能のポイント

  • 2016.01.14
  • Office365編集部
いまさら聞けないSharePoint Online、基本と機能のポイント

SharePoint Onlineって何? どんなことができるの?

SharePoint Onlineは、クラウド上でファイルの保管と共有を実現する個人用のクラウドストレージです。オフラインでもファイルにアクセスできます。SharePoint Onlineを導入すると、いつでも、どこでも、PCだけではなく、スマートフォンやタブレットからでも、クラウド上のファイルを利用できるようになります。

SharePoint Onlineの基本

データはクラウド上にあるため、いつでもどのデバイスでもアクセス可能

インターネットが繋がる場所であれば、どこからでも情報共有が可能です。PC との自動同期機能を活用すれば、オフラインの状態で共有情報を活用することもできます。

エンタープライズ検索で、目的のファイルにすばやくアクセス

SharePoint Online 上の情報は、すべて全文検索が可能です。検索結果は一覧表示だけではなく、ファイルの中身も表示されるため、目的のファイルかどうかをすぐに判別できます。

情報共有を促進するチーム サイト

チームやプロジェクト単位で情報共有を行う「チーム サイト」を、簡単に立ち上げられます。チーム サイト上には、文書共有はもちろんのこと、情報発信のための掲示板や、社員コミュニケーションのためのエンタープライズ ソーシャルなども、テンプレートで容易に組み込めます。

無駄や手戻りを最小化する文書管理機能

文書管理機能でバージョン管理を行えば、どのファイルが最新版なのか一目瞭然です。ファイルを間違って修正・削除した場合でも、元のバージョンへと簡単に戻せます。これによって文書作成の手戻りや無駄な作業を、最小限に抑えられます。

アンケート機能による情報収集

SharePoint Online にはアンケート機能が標準装備されています。これを利用すれば、社内の意見なども簡単に収集できます。回答形式としては、選択肢からの選択、数値入力、自由記述など、さまざまな方法が利用できます。

外部ユーザーとも情報共有可能

招待機能を利用すれば、社外の人とも情報共有が可能です。権限設定は社内で管理できるため、安全かつ安心です。取引先との情報共有がスムーズになれば、コラボレーションも容易になります。

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導入するとどんな効果が得られるのか

SharePoint Onlineを活用すれば、どこからでも、どんなデバイスからでも、WordやExcelなどのドキュメントを参照したり編集したり共有できます。
例えば、過去の資料を探し出したり、集計集約業務のムダがあるとか、各拠点の営業から過去文書や参考となる文書の送付を依頼したり、Excel で管理している情報を複数拠点に散らばるスタッフ間で正しく共有するのが難しい、などの課題が解決します。

どこからでも会社のファイルにアクセス

Office 365 なら最新のファイルが一元化でき、外出先でも社内のファイルにアクセス可能です。
これまで、営業先でどんな要求にも応えられるよう、すべてのデータを持ち歩いてたとすれば、もしも情報漏えいがあった場合、資産の損失は大きく、信頼も失われます。
しかし、SharePoint Onlineを活用すれば、チームサイトで安全なファイル共有がすぐに行えます。

sharepoint_file_access

他拠点や協力会社とファイルを共有

これまで、ファイルの共有はメールで送付していた会社では、SharePoint Onlineを活用すれば、スムーズにファイルが共有できます。常に最新のファイルが一元化できるので、作業効率もアップします。SharePoint Onlineならば、クラウドにファイルを保存するだけで情報が共有できるのです。しかも、バックアップの必要もないので、管理や運用もシンプルになります。

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ファイルのバックアップも安心

誤ってファイルを上書きしてしまったり、大事なファイルを削除されてしまった経験はないでしょうか。SharePoint Onlineを活用すれば、削除されたファイルも30日間はごみ箱からいつでも復元できます。また、ファイルごとに不意な上書きから戻せます。高額なバックアップのシステムや機器などを導入する必要がなく、メンテナンスも不要なので、シンプルでコストパフォーマンスに優れたファイルの共有が可能になります。

sharepoint_file_backup

SharePoint Onlineで成功した企業

すでに、SharePoint Onlineを導入した企業からは、こんな声が寄せられてします。

文書の一元管理による検索時間、サポート スタッフへの問い合わせ、文書の重複作成時間が削減。
(株式会社ライフケアー)

集計にかかる 1 人当たりの作業時間を 30 分/日削減。
(株式会社ケーエヌアイ)

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